Analisis dan Perancangan Pekerjaan
Pendahuluan
            Adanya analisis pekerjaan sangan berguna dalam merancang fleksibilitas pekerjaan dalam beradaptasi dengan iklim persaingan global yang sewaktu-waktu berubah. Dalam perkembangannya setiap perusahaan atau organisasi hendaknya mengkaji serta mengatur rencana kerja baru. Hal ini dimaksudkan agar setiap pekerja sewaktu-waktu dapat siap apabila mendapat pekerjaan serta tantangan baru.
Analisis pekerjaan menekankan studi pekerjaan yang ada dalam rangka untuk membuat keputusan seperti seleksi karyawan, pelatihan, dan kompensasi. Dengan kata lain analisis pekerjaan adalah menetapkan tugas serta tanggung jawab pekerjaan kepada orang yang tepat. “The right man in the right place”
Elemen-elemen dalam menganalisis alur kerja
Keputusan tentang pekerjaan berlangsung dalam konteks organisasi secara keseluruhan alur kerja. Melalui proses desain alur kerja, manajer menganalisis tugas yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk atau jasa. Dengan informasi ini, mereka menetapkan tugas-tugas ini untuk pekerjaan dan posisi tertentu.
Untuk setiap jenis pekerjaan, seperti memproduksi lini produk atau menyediakan layanan dukungan (akuntansi, dukungan hukum, dan sebagainya), analisis mengidentifikasi output dari proses, kegiatan yang terlibat, dan tiga kategori input: input mentah (bahan dan informasi), peralatan, dan sumber daya manusia.
 

 

  Gambar 1. Elemen dalam analisis alur kerja
Output adalah produk dari setiap unit kerja, apakah departemen, tim, atau individu. Output dapat sebagai mudah diidentifikasi sebagai pesanan pembelian selesai, sebuah pekerjaan
Sedangkan desain pekerjaan digunakan untuk merancang setiap tugas dan tanggung jawab pekerjaan agar menjadi efisien. Dengan kalimat sederhana “desain pekerjaan untuk merancang efisiensi kerja”. Tujuan desain pekerjaan dapat dijabarkan menjadi beberapa poin sebagai berikut:
1.      Efisiensi kerja
2.      Biaya rendah dengan output lebih besar
3.      Mengurangi kelelahan pekerja
Unsur-unsur dari analisis pekerjaan
Ada unsur penting dalam analisis pekerjaan diantaranya adalah:
1.      Deskripsi Pekerjaan (Job Descriptions)
Sebuah bagian penting dari analisis pekerjaan adalah penciptaan deskripsi pekerjaan. Sebuah deskripsi pekerjaan adalah daftar tugas-tugasvdan tanggung jawab yang harus dilakukan karyawan.
2.      Spesifikasi Pekerjaan (Job Spesifications)
Apabila deskripsi pekerjaan berfokus pada kegiatan yang terlibat dalam melaksanakan pekerjaan, spesifikasi pekerjaan terlihat pada kualitas atau persyaratan yang harus dimiliki orang yang akan melakukan pekerjaan tersebut. Misalnya adalah pengetahuan, keterampilan, kemampuan, dan karakteristik lainnya
Dengan adanya deskripsi pekerjaan (job descriptions) dan spesifikasi pekerjaan (job spesifications), setiap karyawan akan mengetahui apa pekerjaannya dan apa yang harus dikerjakannya sesuai dengan spesifikasi atau kemampuan serta keterampilan karyawan. Sehingga efektif dan tepat sasaran.
Mendapatkan  informasi untuk analisis pekerjaan
Informasi untuk menganalisis pekerjaan yang ada sering didapat dari beberapa cara diantaranya:
1.      Position Analysis Questionnaire (PAQ)
Sebuah pekerjaan standar analisis kuesioner mengandung 194 pertanyaan tentang perilaku kerja, kerja kondisi , dan pekerjaan karakteristik yang berlaku untuk berbagai dari pekerjaan .
PAQ terdiri dari 6 (enam) aspek yaitu:
 
  • Memasukkan Informasi: Dimana dan bagaimana seorang pekerja mendapat informasi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan.
  • Proses Mental: Alasan, pengambilan keputusan, perencanaan, dan pengolahan kegian informasi yang terlibat dalam melakukan pekerjaan.
  •  Output Kerja: Kegiatan fisik, alat-alat, dan perangkat yang digunakan oleh pekerja untuk melakukan pekerjaan.
  • Hubungan dengan orang lain -The hubungan dengan orang lain yang diperlukan dalam melakukan pekerjaan.
  • Konteks Kerja: Konteks fisik dan sosial di mana pekerjaan dilakukan.
  • Karakteristik lainnya -Kegiatan, kondisi, dan karakteristik lain dari yang sebelumnya dijelaskan yang relevan dengan pekerjaan.

2.      Fleishman Job Analysis System
Untuk mengumpulkan informasi tentang persyaratan pekerja, Fleishman Job Analysis System meminta ahli subjek materi (biasanya pekerja lama) untuk mengevaluasi pekerjaan dalam hal kemampuan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu.  Survei ini didasarkan pada 52 kategori kemampuan, mulai dari pemahaman tertulis terhadap penalaran deduktif, panduan ketangkasan, stamina, dan orisinalitas. Ketika survei telah selesai di semua 52 kategori, hasil memberikan gambar persyaratan kemampuan pekerjaan. Informasi tersebut sangat berguna untuk seleksi karyawan, pelatihan, dan pengembangan karir.
 
Tren terbaru dalam analisispekerjaan
      Dalam pembahasan sebelumnya analisis alur kerja, organisasi mulai mengakui pentingnya kebutuhan untuk menganalisis pekerjaan dalam konteks struktur organisasi dan strategi. Selain itu, organisasi yang mengakui bahwa hari ini tempat kerja harus beradaptasi dan terus-menerus berubah. Sehingga dibutuhkan penyesuaian untuk mencocokkan prefensi pribadi atau perubahan kondisi.
 
Rancangan pekerjaan yang efisien
 
                    Gambar 2. Pendekatan rancangan pekerjaan
Merancang pekerjaan sehingga dapat dilakukan secara efisien
Biasanya, menerapkan teknik industri untuk pekerjaan mengurangi kompleksitas pekerjaan, penyusunan begitu sederhana yang hampir semua orang dapat dilatih dengan cepat dan mudah untuk melakukan itu pekerjaan.
Sebagai contoh:
 
     Gambar 3. Contoh alur kerja yang efisien
Dari gambar di atas dapat kita lihat bagaimana alur kerja yang efektif. Proses yang dilakukan terpusat serta saling melengkapi satu sama lain. Unit dan individu harus bekerja sama guna menciptakan output yang diinginkan, sehingga dibutuhkan struktur organisasi agar proses yang dilakukan menjadi terpusat dan efisien.
Untuk mencapai output ada 6 (enam) proses yang harus dilakukan.
·         Proses 6 tidak akan berjalan sebelum melewati proses 4 dan 5.
·         Proses 5 tidak akan berjalan sebelum melewati proses 2 dan 3.
·         Proses 4 tidak  perlu melewati proses 2 dan 3 tetapi harus melewati proses 1.
Dari keterangan gambar di atas terlihat betapa sistematis dan efisiennya alur kerja sehingga sangat efisien. Kerjasama dan saling melengkapi untuk mencapai output. Dengan demikian kita mendapat gambaran betapa pentingnya alur kerja dalam organisasi.
 
Pendekatan untuk merancang suatu pekerjaan untuk membuatnya memotivasi
1.      Perluasan pekerjaan
  Ekstensi pekerjaan adalah pembesaran pekerjaan dengan menggabungkan beberapa pekerjaan yang relatif sederhana untuk membentuk pekerjaan dengan jangkauan yang lebih luas dari tugas.
    Rotasi pekerjaan tidak benar-benar mendesain ulang pekerjaan sendiri, tetapi bergerak karyawan di antara beberapa pekerjaan yang berbeda. Pendekatan ini untuk pembesaran pekerjaan adalah umum di antara tim produksi.
2.  Pengayaan pekerjaan, atau pemberdayaan pekerja dengan menambahkan lebih banyak pengambilan keputusan kewenangan untuk pekerjaan mereka.
3.  Kerjasama dapat memberikan pekerjaan karakteristik memotivasi seperti otonomi, berbagai keterampilan, dan identitas tugas.
4.      Jadwal kerja yang fleksibel salah satu cara di mana suatu organisasi dapat memberikan karyawan beberapa mengatakan dalam bagaimana pekerjaan mereka adalah terstruktur adalah untuk menawarkan jadwal kerja yang fleksibel tergantung pada persyaratan dan Pembagian kerja adalah pilihan kerja di mana dua karyawan paruh waktu melaksanakan tugas-tugas terkait dengan pekerjaan tunggal. Pengaturan tersebut dapat mengaktifkan organisasi untuk menarik atau mempertahankan karyawan yang merasa dihargai yang ingin lebih banyak waktu untuk menghadiri sekolah atau untuk merawat keluarga anggota.
Organisasi menerapkan ergonomi untuk desain pekerjaan yang aman
Ergonomi studi tentang hubungan fisiologi individu dan karakteristik dari lingkungan fisik pekerjaan. Tujuan dari ergonomi adalah untuk meminimalkan ketegangan fisik pada pekerja dengan penataan lingkungan kerja fisik di sekitar jalan tubuh manusia bekerja. Oleh karena itu ergonomi berfokus pada hasil seperti mengurangi kelelahan fisik, sakit dan nyeri, dan keluhan kesehatan. Penelitian ergonomis termasuk konteks di mana pekerjaan berlangsung, seperti pencahayaan, ruang, dan jam kerja. Desain pekerjaan ergonomis telah diterapkan dalam mendesain ulang peralatan serta digunakan dalam pekerjaan yang secara menuntut fisik. Desain ulang seperti ini sering ditujukan untuk mengurangi tuntutanfisik serta tuntutan pekerjaan tertentu sehingga siapa pun bisa melakukannya. Penerapannya adalah membuat lingkungan kerja seaman dan senyaman mungkin.
Organisasi dapat merencanakan tuntutan mental dari suatu pekerjaan
Selain mempekerjakan orang dengan mental yang tertentu keterampilan, organisasi dapat merancang pekerjaan sehingga mereka dapat secara akurat dan aman dilakukan mengingat cara otak memproses informasi. Umumnya, ini berarti mengurangi persyaratan pemrosesan informasi dari pekerjaan. Dalam pekerjaan sederhana, pekerja mungkin menjadi cenderung untuk membuat kesalahan atau kecelakaan. Tentu saja, pekerjaan sederhana juga mungkin kurang memotivasi.
Ada beberapa cara untuk menyederhanakan tuntutan mental pekerjaan itu. Salah satunya adalah untuk membatasi jumlah informasi dan hafalan yang menguras pikiran. Hal ini diakibatkan juga keterbatasan pikiran. Organisasi dapat juga memberikan pencahayaan yang memadai, mudah untuk memahami alat pengukur dan menampilkan, kemudahan mengoperasikan peralatan, dan instruksi yang jelas. Seringkali, karyawan mencoba untuk menyederhanakan beberapa tuntutan mental pekerjaan mereka sendiri dengan menciptakan checklist, grafik, atau alat bantu lainnya. Akhirnya, setiap pekerjaan memerlukan beberapa derajat berpikir, mengingat, dan memperhatikan, sehingga untuk setiap pekerjaan, organisasi perlu mengevaluasi apakah karyawan mereka bisa menangani pekerjaan ini tuntutan mental
 
Referensi:  
Noe, Hollenbeck, Gerhart, & Wright. 2011. Fundamentals of Human Resources Management: Fourth Edition. New York: McGraw-Hill.
 
Download PDF